特定技能ビザ申請の完全解説：手続きの流れ・費用・必要書類など

　深刻な労働力不足を解消するための在留資格「特定技能」で雇用したいけど申請手続きはどうすればよいのだろうか？特定技能ビザの申請の流れは外国人の住居地により異なります。本稿では、特定技能ビザの取得を検討されている事業者様向けに、日本国内および海外からの招聘フロー、おおよその費用、必要書類、そして運用上の留意点を解説します。

目次

1. 日本国内在留外国人を採用する際の手続きフロー
   • 1-1. 試験合格または技能実習2号の良好な修了
   • 1-2. 特定技能雇用契約の締結と労働条件
   • 1-3. 1号特定技能外国人支援計画の策定
   • 1-4. 在留資格変更許可の申請をおこなう
   • 1-5. 在留資格の移行と就労開始
2. 海外在住外国人を招聘する際の手続きフロー
   • 2-1. 募集・要件確認・契約（ステップ1-1〜1-2の海外版）
   • 2-2. 1号特定技能外国人支援計画の策定（1-3共通）
   • 2-3.在留資格認定証明書（COE）の交付申請
   • 2-4. 在外公館での査証（ビザ）発給手続き
   • 2-5. 入国後の初期支援と就労
3. 特定技能ビザ申請における必要書類一覧
   • 3-1. 本人に関する書類
   • 3-2. 受入れ機関（企業）に関する書類
   • 3-3. 分野別（業種別）の特有書類
4. 受け入れにかかるおおよその費用・コストの構造
   • 4-1. 採用・紹介・申請にかかる初期費用
   • 4-2. 登録支援機関への委託費とランニングコスト
5. 運用上の極めて重要な注意点
   • 5-1. 標準処理期間とスケジュール管理
   • 5-2. 健康診断と事前ガイダンスの厳格な運用
   • 5-3. 社会保険・公的義務の履行確認
   • 5-4. 四半期ごとの定期報告義務（届出）
6. まとめ

1. 日本国内在留外国人を採用する際の手続きフロー

　現在、日本に「技能実習」や「留学」などの在留資格で滞在している外国人を特定技能に切り替える場合の手順です。

1-1. 試験合格または技能実習2号の良好な修了

　特定技能1号を取得するには、以下のいずれかの条件を満たす必要があります。

• 試験ルート： 各産業分野の「技能評価試験」と、国際交流基金日本語基礎テストまたは日本語能力試験（N4以上）の双方に合格すること。
• 技能実習ルート： 技能実習2号を良好に修了（2年10ヶ月以上の実習を計画通りに完了）していること。この場合、実習時と同一の作業内容であれば、試験は免除されます。

　※2026年4月以降の注意点： 2026年4月より「技能実習制度」は廃止され、新たに「育成就労制度」が開始されます。新制度下で育成された人材は、原則として無試験で特定技能1号へ移行できる仕組みが強化されます。現行の技能実習生についても、経過措置として特定技能への移行パスが維持されますが、新制度への切り替わり時期は入管の窓口が混雑するため、余裕を持った申請計画が必要です。

1-2. 特定技能雇用契約の締結と労働条件

　採用が内定した際、日本人と同等以上の報酬額を提示した上で雇用契約を締結します。特定技能では、報酬額が日本人社員の賃金規程と乖離していないか厳しく審査されます。また、一時的な人手不足への対応ではなく、継続的な雇用を前提とする必要があります。

　※2026年4月以降の注意点： 改正法により、本人意向による「転籍（転職）」の制限が緩和されます。一定の就労期間（分野により1〜2年）や日本語能力などの条件を満たせば、他社への転職が可能となるため、契約時には報酬面だけでなく、福利厚生や職場環境の整備など、長期定着を促す条件提示がより一層重要となります。

1-3. 1号特定技能外国人支援計画の策定

　特定技能1号を受け入れる場合、生活や仕事面でのサポートを行う「支援計画」の策定が義務付けられています。支援項目には、事前ガイダンス、送迎、住居確保、生活オリエンテーション、日本語学習支援、苦情相談対応など、計10項目が定められており、これらを網羅した計画書を入管に提出しなければなりません。　　　　　　　　　　　　　　※１号特定技能外国人支援計画書は、https://www.moj.go.jp/isa/content/001338992.xlsx　また、1号特定技能外国人支援計画の内容は一部、または全部を登録支援機関に委託することが可能です。登録支援機関は、下記より確認できます。登録支援機関登録簿は、https://www.moj.go.jp/isa/content/001456189.xlsx

1-4. 在留資格変更許可の申請をおこなう

　管轄の地方出入国在留管理局に対し、現在の在留資格から「特定技能」への変更を申請します。

• 申請主体： 外国人本人、申請者本人の法定代理人または取次資格を持つ行政書士・弁護士。
• 審査の焦点： 企業の安定性、本人の技能、支援体制の適切性、そして何より過去の在留状況（素行）が審査されます。

1-5. 在留資格の移行と就労開始

　許可が下りると、新しい在留カードが発行されます。手数料として4,000円の収入印紙を納付します。カードには「特定技能」と記載され、あわせて就労先や職種が指定された「指定書」がパスポートに貼付されます。

2. 海外在住外国人を招聘する際の手続きフロー

　海外から直接人材を呼び寄せる場合、手続きは二段階（日本での審査と現地でのビザ申請）に分かれます。

2-1. 募集・要件確認・契約（1.1-1.2．の海外版）

　基本的な要件は国内と同じですが、募集ルートが異なります。また、実務上は同じ中身でも、場所やタイミングが異なる為、そこに混乱が生じやすくなります。

・募集ルート： 現地の認可を受けた「送り出し機関」や日本の紹介会社を通じて候補者を募ります。

・要件の確認（1-1共通）： 現地での試験合格者、または日本から帰国した元技能実習生が対象です。

・雇用契約の締結（1-2共通）： 日本から契約書を郵送（または電子署名）し、現地で本人に署名させます。

※海外特有の注意： フィリピンやベトナムなどの場合、この契約内容が「相手国政府の基準」も満たしている必要があり、事前の承認（推薦）手続きが加わります。

2-2. 1号特定技能外国人支援計画の策定（1-３共通）

　国内採用と同じ「支援10項目」を策定しますが、海外からの呼び寄せ特有の計画が必要です。

• 入国時送迎： 空港への出迎えを計画に組み込みます。
• 住居確保： 入国後すぐに住めるよう、事前に企業側で社宅や賃貸物件を準備する計画を立てます。

※2026年4月以降の注意点（募集・契約）： 新制度「育成就労」の開始に伴い、海外での募集時に本人が「不当な手数料（借金）」を現地の業者に支払っていないか、企業側が確認する義務がより厳格化されます。

「国内採用」と「海外採用」の手続き比較表

ステップ	1. 日本国内採用（変更）	2. 海外招聘（認定）	違いのポイント
1-1. 要件確認	日本国内での試験合格 / 実習継続	現地での試験合格 / 帰国実習生	場所が海外になる
1-2. 雇用契約	対面で署名が可能	郵送やデジタルでの署名	署名の手順と二国間ルール
1-3. 支援計画	既存の生活基盤を活用可	生活基盤をゼロから構築	住居確保・送迎が必須
申請の種類	在留資格変更許可申請	在留資格認定証明書交付申請	申請書の種類が違う
入管審査後	直接、新カード交付	COE発行 → 現地でビザ申請	ビザ（査証）申請が追加

2-3. 在留資格認定証明書（COE）の交付申請

　日本の受け入れ企業が代理人となり、日本の入管に対して「在留資格認定証明書（COE）」の交付を申請します。この書類は、入管が「この外国人の入国を認める」と事前に証明するものです。発行までには通常1〜3ヶ月を要します。

2-4. 在外公館での査証（ビザ）発給手続き

　交付されたCOEを現地の本人へ原本郵送（または電子交付の提示）します。本人が現地の日本大使館や領事館へ出向きビザの発給を申請します。これに約1〜2週間程度かかります。

2-５. 入国後の初期支援と就労

　入国時には空港での出迎えが必要です。また、住居の確保や市役所での住民登録、給与振込口座の開設など、日本での生活の基盤作りを企業側が支援します。これらが完了して初めて、実際の業務に従事させることができます。

3. 特定技能ビザ申請における必要書類一覧

　書類は大きく分けて「本人分」「企業分」「分野別」の3カテゴリーに分類されます。

3-1. 本人に関する書類

• 在留資格認定証明書交付申請書（または変更許可申請書）
• 顔写真（縦4cm×横3cm）
• パスポート及び在留カードの写し
• 技能評価試験の合格証明書（または技能実習修了を証明する書類）
• 日本語能力試験の合格証明書
• 健康診断個人票（指定の検査項目を満たしたもの）
• 特定の国籍の場合に必要な書類（例：ベトナムの推薦者リスト、フィリピンのPOEA関係書類など）

3-2. 受入れ機関（企業）に関する書類

• 特定技能雇用契約書の写し及び雇用条件書
• 登記事項証明書（発行から3ヶ月以内）
• 決算報告書（直近2期分）
• 納税証明書（法人税、消費税、所得税など）
• 社会保険料納入確認書
• 1号特定技能外国人支援計画書（支援体制の詳細）
• 受入れ機関の概要書（事業内容や従業員数）

3-3. 分野別（業種別）の特有書類

　産業分野（建設、介護、外食、素形材産業など）ごとに、独自の協議会への加入証明書や、追加の誓約書が必要です。例えば、介護分野では介護福祉士養成施設の卒業証書等が必要になる場合があり、建設分野では国土交通省への「建設特定技能受入計画」の認定が別途必要です。

　※2026年4月以降の注意点： 新制度開始に伴い、書類のデジタル化と簡素化が進められます。2026年4月以降は、オンライン申請システムを通じて「過去の申請と変更がない書類」の提出を省略できる範囲が拡大される予定です。ただし、「分野別協議会への加入」や「業種ごとの独自要件」（例：建設分野の受入計画認定など）は、引き続き厳格に運用されます。

4. 受け入れにかかるおおよその費用・コストの構造

　特定技能の導入には、初期コストと月次の維持コストが発生します。

4-1. 採用・紹介・申請にかかる初期費用

• 人材紹介料： 年収の20〜30％、あるいは一律30〜60万円程度。
• 申請代行報酬： 行政書士に依頼する場合、1件あたり10〜20万円が相場です。
• 渡航費・健康診断費： 本人の来日航空券代や現地の健康診断費用。

4-2. 登録支援機関への委託費とランニングコスト

　企業自らが「登録支援機関」と同等の支援を自社で行う（自社支援）場合は無料ですが、専任の支援担当者を置く必要があります。支援を外部委託する場合、一般的に月額2万円〜5万円（1人あたり）の委託費が発生します。これには、3ヶ月に1度の面談や報告書の作成代行などが含まれます。

　※2026年4月以降の注意点： 2026年4月より、支援を委託する際の「登録支援機関」に対する監督が強化されます。悪質な手数料の中抜きや不適切な支援を防ぐため、受入れ企業側も委託先が適正な業務を行っているか、年1回の報告義務等を通じて厳しくチェックされるようになります。

5. 運用上の極めて重要な注意点

　申請が許可されてからが本当の運用の始まりです。法的な不備があると、将来的な受け入れが困難になる恐れがあります。

5-1. 標準処理期間とスケジュール管理

　入管の標準審査期間は1ヶ月〜3ヶ月ですが、繁忙期や追加資料の提出を求められた場合は半年近くかかることもあります。「来月から来てほしい」という急な要望には対応できないため、最低でも半年前からのプロジェクト管理が必要です。

5-2. 健康診断と事前ガイダンスの厳格な運用

　健康診断は、単なる受診だけでなく「就労に支障がない」という医師の所見が必要です。また、事前ガイダンスは本人が十分に理解できる言語で行い、確認書への署名が必要です。これらが適正に行われないと、申請そのものが受理されない場合があります。

5-3. 社会保険・公的義務の履行確認

　企業側が厚生年金、健康保険、労働保険などを適正に納付していることは大前提です。滞納がある場合、審査は即座にストップします。また、外国人本人も日本国内にいた場合は、住民税や国民年金の未納がないか確認が必要です。

5-4. 四半期ごとの定期報告義務（届出）

　特定技能制度の最大の特徴は、3ヶ月に1度の「定期届出」です。

• 受入れ状況報告書： 報酬の支払状況や離職者の有無。
• 支援実施状況報告書： 計画通りの支援（面談など）を行った証跡。 これらの報告を怠ると、過料や受け入れ資格の取り消し対象となります。事務作業の負担は非常に重いため、組織的な対応が求められます。　　　　　　　　　　

　※2026年4月以降の注意点（報告頻度の緩和）： デジタル庁主導の簡素化により、2026年4月以降は「支援実施状況報告」について、年1回への統合が進められます。 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　【重要】 ただし、報告の「提出」が年1回になったとしても、「3ヶ月に1回以上の定期面談を行う義務」は免除されません。 記録（証跡）は3ヶ月ごとに作成し、保管しておく必要があります。これを行わないと、年1回の報告時に虚偽記載とみなされるリスクがあるため、実務上の管理サイクルは変えないことが賢明です。

報告の種類	内容	頻度
受入れ状況報告書	報酬の支払状況、離職者・行方不明者の有無。	3ヶ月に1回（四半期ごと）
支援実施状況報告書	定期面談の実施記録、支援計画の進捗。	3ヶ月に1回（四半期ごと）

6. まとめ

　特定技能ビザは、即戦力の外国人材を雇用できる非常に有用な制度ですが、その裏側には厳格な法令遵守と膨大な事務負担が存在します。

• 流れの把握： 国内ルートか海外ルートかで、準備期間も必要書類も全く異なります。
• コストの理解： 採用費だけでなく、継続的な支援コストや報告業務の工数を考慮する必要があります。
• 専門性の確保： 書類不備による不許可は、企業としての信用問題にも繋がります。

　特定技能制度を安全かつ効果的に活用するためには、自社で全てを完結させるだけでなく、登録支援機関や専門の行政書士と連携し、リスクヘッジを行いながら進めることが成功の鍵となります。